Certificado de ingresos
y retenciones
Llena el Formato 220 de la DIAN, el que tienes que entregarle a cada trabajador, y descárgalo en PDF. Sumamos los totales y redondeamos a miles como exige el instructivo.
Expedirlo no es opcional y tiene fecha: vence el último día hábil de marzo, y no entregarlo cuesta el 5% de los pagos certificados (Art. 667 E.T.).
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¿Quién certifica y a quién?
Los datos del agente retenedor deben coincidir con los del RUT. Si no coinciden, actualiza el RUT antes de expedir el certificado.
Recuperamos los datos de tu empresa de la última vez.
Agente retenedor
Trabajador o pensionado
Concepto de los pagos
Escribe lo que efectivamente le pagaste en el período. Lo que no aplique se queda en cero — el instructivo pide cero, no dejarlo en blanco.
El tope de 41 UVT (— al mes) es mensual, y el exceso de un mes no se compensa con otro que haya quedado por debajo. Escribe abajo lo que pagaste por alimentación cada mes y calculamos el exceso.
Exceso del año: $ 0
Casilla 52
Total ingresos brutos
$ 0
Aportes y retenciones
Los aportes van por el valor que efectivamente se descontó del ingreso del trabajador.
Aportes y ahorro
Retención en la fuente
Casilla 75
Total retenciones año gravable
$ 0
Formato 220 listo
Revísalo, fírmalo y entrégaselo a tu trabajador.
Van 2 certificados, y cada uno te tocó a mano
Reunir el salario del año, las prestaciones, los aportes y la retención acumulada de doce nóminas distintas es el trabajo de verdad, y se repite entero por cada trabajador. Dataico Nómina liquida cada mes, envía el documento soporte a la DIAN y le manda el desprendible al empleado: el año queda en un solo sitio, no en doce archivos.
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Certificado de Ingresos y Retenciones
por Rentas de Trabajo y de Pensiones
Formulario 220 · Año gravable —
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Agente retenedor
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NIT —
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Trabajador o pensionado
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Concepto de los pagos
52 · Total ingresos brutos
$ 0
Aportes y ahorro
Retenciones
75 · Total retenciones año gravable
$ 0
Certifico que los pagos y retenciones aquí relacionados son los únicos efectuados al beneficiario y que los datos son veraces (Art. 379 del Estatuto Tributario).
Firma del pagador o agente retenedor
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Generado con los datos que ingresó el agente retenedor, según el Art. 379 del Estatuto Tributario y el Formulario 220 (Resolución DIAN 000022 de 2024, año gravable 2023 y siguientes). Valores aproximados al múltiplo de mil, como indica el instructivo. No reemplaza el formulario oficial de la DIAN ni la asesoría de un contador.
Generado con tecnología Dataico
Descarga el certificado en PDF
Gratis · Sin registroUna hoja lista para firmar y entregar. Si tienes varios trabajadores, cambia los datos del empleado y genera el siguiente sin volver a escribir los tuyos.
Esto es la mitad del trámite
Este certificado va al trabajador. El formato 2276, con las mismas cifras, va a la DIAN — y los dos tienen que cuadrar: si no, responde el empleador.
Esta herramienta te resuelve el 220. El 2276 lo generas desde Dataico Contabilidad › Exógena.
Tres pasos y el 220 queda
listo para firmar
No hay que descargar una plantilla de Excel ni cuadrar sumas a mano: escribes lo que pagaste y el certificado sale armado.
Identifica a las dos partes
Tus datos como agente retenedor —tal como figuran en el RUT— y los del trabajador o pensionado. Si no coinciden con el RUT, actualízalo antes: es lo primero que revisa la DIAN.
Escribe lo que le pagaste
Las quince casillas de conceptos, del salario a las cesantías. Lo que no aplique queda en cero, que es lo que pide el instructivo, y el total de ingresos brutos se suma solo.
Descarga, firma y entrega
Sale en una hoja, con el espacio de la firma del pagador que exige el artículo 379. Si tienes varios empleados, cambias los datos del trabajador y generas el siguiente.
¿Qué es el certificado de
ingresos y retenciones?
Es el documento con el que un empleador le certifica a su trabajador —y de paso a la DIAN— cuánto le pagó durante el año y cuánto le retuvo. La DIAN lo estandarizó en el Formulario 220, que se llama oficialmente "Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones".
La obligación de expedirlo no es opcional ni depende de que el trabajador lo pida: el artículo 378 del Estatuto Tributario dice que los agentes retenedores deben entregarlo anualmente por el año gravable inmediatamente anterior. Y el artículo 379 fija qué tiene que decir: año gravable y ciudad donde se consignó la retención, nombres y documento de las dos partes, dirección del agente retenedor, el valor de los pagos con su concepto y el monto de las retenciones, y la firma de quien paga certificando que los datos son veraces. Si falta cualquiera de esos nueve puntos, el certificado no cumple.
Para quien lo recibe, este papel es el insumo de su declaración de renta: de ahí saca sus ingresos laborales, sus aportes obligatorios y la retención que ya le practicaron. Por eso un certificado de retenciones mal diligenciado no se queda en un problema del empleador — le desordena la declaración a su empleado.
Lo que sale mal al llenarlo a mano
Tres fallos que no da error en ninguna parte: el certificado se ve bien, se entrega, y el problema aparece cuando el trabajador declara.
Pasa el cursor o toca la tarjeta para ver por qué pasa
Poner todo lo pagado por alimentación
Ahí va solo el exceso sobre 41 UVT, no el total (Concepto DIAN 972 de 2021). Y el tope es mensual: un mes por debajo no compensa a otro por encima, así que de la cifra anual no se puede deducir.
Dar por hecho que el plazo es el 31 de marzo
Era el 31 fijo hasta que el Decreto 2229 de 2023 lo cambió a último día hábil de marzo. Cuando el 31 cae sábado, domingo o festivo, el plazo se corre hacia atrás — nunca hacia adelante.
Dejar casillas en blanco y no redondear
El instructivo es explícito: los valores van aproximados al múltiplo de mil más cercano, y la casilla sin valor se escribe en cero, no se deja vacía. Son las dos cosas que un formato en Excel casi nunca hace solo.
El 220 y el 2276 no son
el mismo documento
Es la confusión más frecuente, y la que más cuesta: llevan las mismas cifras, pero van a destinatarios distintos y tienen que cuadrar entre sí.
Formulario 220
- Va al trabajador, uno por cada persona.
- Es un certificado: se firma y se entrega.
- Le sirve para su declaración de renta.
- Es lo que genera esta herramienta.
Formato 2276
- Va a la DIAN, con todos los trabajadores juntos.
- Es información exógena: se reporta, no se firma.
- Es con lo que la DIAN cruza lo que declara cada empleado.
- Si no cuadra con el 220, responde el empleador.
Las dudas que llegan
cada marzo
¿Hasta cuándo hay plazo para entregar el certificado de ingresos y retenciones?
Hasta el último día hábil de marzo del año siguiente al año gravable. Antes el plazo era el 31 de marzo fijo, pero el Decreto 2229 de 2023 modificó el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016 y ahora es el último día hábil, que puede caer antes si el 31 es sábado, domingo o festivo.
¿Qué sanción hay por no expedir el certificado de ingresos y retenciones?
El artículo 667 del Estatuto Tributario fija una multa del 5% del valor de los pagos correspondientes a los certificados no expedidos. Se reduce al 30% del monto propuesto si se corrige antes de que se notifique la resolución sanción, o al 70% si se corrige dentro de los dos meses siguientes a la notificación.
¿Hay que hacer un formulario 220 nuevo cada año?
No. La Resolución 000022 del 20 de febrero de 2024 prescribió el Formulario 220 para el año gravable 2023 y siguientes, así que el mismo formato sigue vigente sin que la DIAN tenga que expedir una resolución nueva cada año. Lo que sí cambia cada año es el valor de la UVT.
¿Qué va en la casilla 38, el exceso de pagos por alimentación?
Solo el exceso sobre 41 UVT, no el total pagado. El tope de 41 UVT es mensual y únicamente aplica si el salario del trabajador no supera 310 UVT al mes. Además, el exceso de un mes no se compensa con otro mes que haya quedado por debajo del tope: hay que evaluarlo mes a mes y sumar solo los excesos.
¿Por qué los valores del certificado van redondeados a miles?
Lo exige el instructivo del formulario: los valores se expresan en pesos colombianos aproximados al múltiplo de mil más cercano. Y las casillas sin valor no se dejan en blanco, se escriben en cero.
¿El formulario 220 es lo mismo que el formato 2276?
No. El formulario 220 es el certificado que el empleador entrega a cada trabajador. El formato 2276 es el reporte de información exógena con el que el empleador informa a la DIAN esas mismas cifras. Las dos deben cuadrar entre sí.
¿Dónde consigo el formato 220 de la DIAN?
El formulario 220 lo prescribe la DIAN, pero no hay que pedirlo ni comprarlo: el propio instructivo permite que lo impriman distintas litografías o que lo diseñe el empleador para expedirlo por computador, siempre que se mantengan la distribución y el contenido de la información. Eso es exactamente lo que hace esta herramienta.
¿Es distinto el certificado de ingresos y retenciones de una persona natural?
El formulario es el mismo. Lo que cambia es quién lo firma: si el agente retenedor es una persona natural, en lugar de la razón social van sus apellidos y nombres tal como figuran en el RUT. La obligación de expedirlo tampoco cambia — depende de haber practicado retención, no del tipo de persona.
¿Qué pasa si el trabajador no está obligado a declarar renta?
El formulario 220 tiene una sección final, a cargo del asalariado, donde declara su patrimonio, sus deudas y sus dependientes, y manifiesta que no está obligado a declarar renta por no superar los topes de 1.400 UVT (artículo 380 del Estatuto Tributario). Esa parte la llena el trabajador, no el empleador, y esta herramienta no la genera: cubre las casillas 36 a 75, que son las del agente retenedor.
Uno es fácil. Cuarenta, en marzo, no.
Llenar un certificado de ingresos y retenciones para un trabajador toma unos minutos. El problema aparece cuando son cuarenta y hay que reunir, uno por uno, el salario del año, las prestaciones, los aportes de salud y pensión, las cesantías consignadas y la retención acumulada — sacándolo de doce nóminas distintas y sin equivocarse en ninguna.
Esta herramienta cubre el certificado en sí: tú traes las cifras, ella arma el formato, suma y redondea. Reunir esas cifras es el trabajo de atrás, y es exactamente lo que desaparece cuando la nómina ya vive en un sistema que guarda el año entero.
Que marzo no dependa de tu memoria
Dataico liquida la nómina mes a mes, envía el documento soporte validado a la DIAN, manda el desprendible al empleado y arma los pagos del banco. Cuando llega marzo, las cifras del año están en un solo sitio en vez de en doce archivos. Es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y lo usan más de 30.000 empresas colombianas.
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