Cómo funciona
Cómo hacer un certificado laboral
en tres pasos y sin plantilla de Word
No hay que buscar un modelo ni acordarse de qué debe decir: escribes los datos y el certificado sale armado.
Paso 1
Escribe tu empresa y a tu empleado
La razón social con su NIT, quién firma, y el nombre, el documento y el cargo de la persona. Los datos de tu empresa quedan guardados para el siguiente.
Paso 2
Dile desde cuándo y cuánto
La fecha de ingreso, la de retiro si ya terminó, y el salario. El tiempo de servicio lo calculamos nosotros, en años, meses y días.
Paso 3
Descarga, firma y entrega
Sale en una hoja. Firma en pantalla con el mouse o el dedo, o imprímela y fírmala a mano. Para otro empleado, cambias sus datos y generas el siguiente.
Guía 2026
Todo sobre el certificado laboral
Qué debe decir, cuándo hay que darlo y qué deja libre la ley.
Actualizado 2026 · Fuentes:
Código Sustantivo del Trabajo, arts. 57 y 59 ·
Ley 2466 de 2025
¿Qué es el certificado laboral
y qué tiene que decir?
Es el documento con el que un empleador deja constancia de que una persona trabaja o trabajó con él.
No es un favor: el artículo 57, numeral 7, del Código Sustantivo del
Trabajo lo vuelve una obligación especial del empleador, que debe darle al trabajador que lo
solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la
índole de la labor y el salario devengado.
Por eso un buen modelo de certificado laboral lleva tres datos y ninguno es opcional: cuánto tiempo
trabajó la persona, qué hacía y cuánto ganaba. El ejemplo de certificado laboral que genera esta
página suma los datos que lo hacen verificable: la empresa con su NIT, la persona con su documento, el
tipo de contrato y las fechas exactas de ingreso y retiro.
El artículo habla de una «certificación». En la práctica el mismo documento se pide con otros nombres,
como constancia laboral o carta laboral, y por eso un formato de
certificado laboral bien hecho sirve para todos. La reforma laboral de 2025 (Ley 2466) tocó otros
numerales del artículo 57, pero no cambió este.
Errores comunes
Lo que sale mal al redactarlo a mano
Tres descuidos que el certificado no avisa: se ve bien, se entrega, y el problema aparece cuando
alguien lo necesita.
Pasa el cursor o toca la tarjeta para ver por qué pasa
Dejar el salario por fuera
Haz clic para ver por qué
El artículo 57 pide tres cosas: tiempo de servicio,
índole de la labor y salario devengado. Algunas guías lo tratan como opcional, pero el
texto de la norma lo incluye. Por eso esta herramienta no genera el certificado sin
salario.
Escribir la causa del retiro o una opinión
Haz clic para ver por qué
El artículo 57 no pide ni lo uno ni lo otro, y el artículo 59
prohíbe usar en la certificación «signos convencionales» que perjudiquen al trabajador
o armar «listas negras». La lectura prudente es certificar hechos, no opiniones.
Calcular el tiempo de servicio a ojo
Haz clic para ver por qué
La norma pide el tiempo de servicio pero no fija cómo
contarlo. Por eso el certificado trae las fechas de ingreso y retiro escritas, y
el cálculo en años, meses y días sale de ellas: nadie tiene que creerle a un número.
Dos certificaciones,
un mismo numeral
El numeral 7 del artículo 57 habla de dos documentos distintos. Esta herramienta genera el primero.
- Certifica el tiempo de servicio, la labor y el salario.
- Se da al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato.
- No exige nada más de su parte que pedirlo.
- Es lo que genera esta herramienta.
Certificación del examen médico
- Certifica el examen sanitario, si al ingreso o durante el trabajo se le hizo examen médico.
- Se da si el trabajador lo solicita, y el empleador debe hacerle practicar el examen.
- Si pasan cinco días desde el retiro sin que se presente donde el médico, se entiende que eludió el examen.
- No la genera esta herramienta.
Lo que la ley pide,
y lo que deja libre
| Qué |
Qué dice la norma |
| Quién lo da y a quién |
El empleador, al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato (art. 57, numeral 7, CST). |
| Qué debe decir |
El tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado (art. 57, numeral 7, CST). |
| Qué no puede llevar |
Signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados, ni sistema de «lista negra» (art. 59, numeral 8, CST). |
| Plazo de entrega |
El artículo no fija uno. Las guías de práctica hablan de entre tres días hábiles y un mes, pero no es un término legal. |
| Quién lo firma |
El artículo no lo dice. En la práctica firma el representante legal o el área de recursos humanos. |
El trabajo de atrás
El certificado es lo último
de un trabajo que se hace cada mes.
Esta herramienta arma el certificado con los datos que tú le escribes. Pero el salario, el cargo y
la fecha de ingreso salen de la nómina, y la nómina cambia cada mes con ingresos, retiros y salarios
que suben. Ahí es donde Dataico Nómina
liquida a cada empleado por ti. Y si te falta alguna cifra, sácala con el
liquidador de nómina o la
calculadora de cesantías.
Lo que más se pregunta antes de firmar uno
¿Qué debe decir un certificado laboral?
Debe decir tres cosas: el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado, según el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta herramienta agrega los datos que lo hacen verificable: la empresa y su NIT, el trabajador y su documento, el tipo de contrato y las fechas.
¿El empleador está obligado a dar el certificado laboral?
Sí, a la expiración del contrato. Es una obligación especial del empleador dar al trabajador que lo solicite una certificación laboral cuando el contrato termina. Mientras la relación sigue vigente la ley no obliga a darla, pero el Concepto 178351 de 2009 del Ministerio de la Protección Social dice que nada impide hacerlo, y entiende que la certificación no tiene costo para el trabajador.
¿En cuánto tiempo hay que entregar el certificado laboral?
El artículo 57 no fija un plazo. Las guías de práctica hablan de entre tres días hábiles y un mes, pero no es un término legal. Lo prudente es entregarlo lo antes posible.
¿Puedo descargar el certificado laboral en Word?
Hoy se descarga en PDF, en una hoja que puedes firmar en pantalla o a mano. Si necesitas cambiar algo, vuelve a generarlo con los datos corregidos: los de tu empresa quedan guardados en tu navegador y solo cambias lo que haga falta.
¿El certificado laboral y la constancia laboral son lo mismo?
El artículo 57 habla de una «certificación» que diga el tiempo de servicio, la labor y el salario. En la práctica se pide con varios nombres: certificado laboral, constancia laboral o carta laboral. Si lo que necesitas es una carta de recomendación, esa es otra cosa y el artículo 57 no la exige.
¿Se le puede dar certificado laboral a quien tiene contrato de prestación de servicios?
Esta herramienta es solo para contratos de trabajo. El artículo 57 está entre las obligaciones especiales del empleador, es decir, de la relación laboral. A quien presta servicios la empresa puede darle una certificación del contrato, pero no es este documento.
¿Por qué usar nuestro generador?
Los tres datos del 57
Tiempo de servicio, labor y salario.
Cuenta el tiempo
En años, meses y días, de fecha a fecha.
Firma en pantalla
O imprímelo y fírmalo a mano.
100 % gratis
Todos los certificados que necesites.
